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LGPD - POLÍTICA RESUMIDA DE PROTEÇÃO DE DADOS E PRIVACIDADE

Data: 09/09/2020 Autor: Leonardo Góes de Almeida


POLÍTICA RESUMIDA DE PROTEÇÃO DE DADOS E PRIVACIDADE

 

Âmbito de Aplicação:

MAIA SOCIEDADE DE ADVOGADOS E CLIENTES

Válido desde:

01 de setembro de 2020.

Data de emissão/Versão:

01 de setembro de 2020.

Departamento Responsável:

Comitê de Proteção de Dados

Contato: comitelgpd@lfmaia.com.br

Tel.: (14) 21096400

 

1. GERAL

1.1 Contexto

Como parte do nosso trabalho diário, inevitavelmente nos deparamos com dados pessoais (doravante referidos como “dados”) de sócios, funcionários, fornecedores, clientes e terceiros. Geralmente, esses dados pessoais devem ser armazenados para cumprir nossas tarefas, analisados ou transferidos para terceiros. Esse manuseio de dados pessoais está sujeito a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais Brasileira nº. 13.709/2018 (LGPD) que deve ser observada no tratamento de dados pessoais de toda pessoa física identificada ou identificável.

1.2. Objetivos

O objetivo desta Política de Proteção de Dados é fornecer a todos os sócios, funcionários e clientes as informações necessárias para garantir o tratamento legítimo e adequado dos dados pessoais, e garantir que todos saibam com quem entrar em contrato em caso de dúvidas, incertezas ou solicitação de outras informações.

1.3. Escopo

A Política de Proteção de Dados se aplica a todos os sócios e funcionários da LF MAIA SOCIEDADE DE ADVOGADOS ("SOCIEDADE").

1.4. Definições

  • Titular:

Qualquer pessoa natural cujos dados pessoais estão sendo tratados. Isso inclui, por exemplo, fornecedores, clientes ou pessoas de outras empresas. Também são considerados titulares os funcionários, abrangendo também os candidatos às vagas na SOCIEDADE, aposentados, funcionários temporários, estagiários, etc.

  • Dados Pessoais:

Todas as informações individuais sobre uma pessoa natural identificada ou identificável (“titular dos dados pessoais”). Dados pessoais de indivíduos identificados são aquelas informações que imediatamente podem identificar uma pessoa, tais como: nome, sobrenome, documentos pessoais (CPF, RG, CNH, Carteira de Trabalho, passaporte e título de eleitor), endereço, telefone, e-mail, etc. Uma pessoa é identificável se a conexão de dados puder levar a uma dedução de quem é essa pessoa e, assim, torná-la identificável, como por exemplo, predileções, interesses e hábitos de consumo, dados de endereço IP e geolocalização. Os dados pessoais podem estar relacionados a circunstâncias pessoais (por exemplo, nome, endereço, estado civil, filhos, hobbies, certificados, status profissional) ou a circunstâncias materiais (por exemplo, renda, bens, propriedades, seguro, e-mails, número da conta bancária).

  • Dados Pessoais Sensíveis:

Todos os dados pessoais, incluindo informações sobre saúde (como diagnósticos ou observações médicas), vida sexual e orientação sexual, origem racial e origem étnica (como nacionalidade ou cor da pele), filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dados biométricos (como impressões digitais), dados genéticos, quando vinculado a uma pessoa física.

  • Tratamento:

Toda operação realizada com dados pessoais, com ou sem o auxílio de procedimentos automatizados, como coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração. No processamento diário de dados, é necessário levar em consideração que, para cada um dos assuntos ora mencionados, deve ser verificado separadamente se o respectivo tratamento é permitido.

  • Controlador:

A pessoa física ou jurídica, de direito público ou privado, a quem compete, sozinha ou em conexão com outras pessoas, as decisões sobre os objetivos e meios de tratamento de dados pessoais.

  • Operador:

Pessoa física ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador. O Operador realiza o tratamento de dados pessoais conforme as instruções do Controlador, que permanece como proprietário dos dados.

  • Agentes de tratamento:

O Controlador e o Operador.

  • Anonimização:

Utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis no momento do tratamento, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo;

 

2. PRINCÍPIOS BÁSICOS DA LEI DE PROTEÇÃO DE DADOS

2.1. Finalidade

Realização do tratamento de dados pessoais para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com essas finalidades. Os dados pessoais podem ser processados apenas para os fins para os quais foram coletados. Os fins devem ser especificados e documentados no momento da coleta dos dados.

As alterações posteriores de finalidade dos dados coletados são permitidas apenas dentro de um limite mínimo, por exemplo, se houverem interesses legítimos da SOCIEDADE, desde que observados os propósitos legítimos e específicos para o novo tratamento e a preservação dos direitos do titular dos dados pessoais, assim como os fundamentos e os princípios estabelecidos neste instrumento.

2.2. Adequação:

Compatibilidade do tratamento com as finalidades informadas ao titular, de acordo com o contexto do tratamento.

2.3. Necessidade

Limitação do tratamento ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com abrangência dos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento de dados.

Portanto, é necessário garantir que, a cada coleta de dados, apenas os dados realmente necessários para as finalidades informadas serão coletados. Se o objetivo do tratamento for cumprido, os dados serão excluídos, a menos que incorra em uma das hipóteses legais.

2.4. Livre Acesso

Garantia, aos titulares, de consulta facilitada e gratuita sobre a forma e a duração do tratamento, bem como sobre a integralidade de seus dados pessoais;

2.5. Qualidade dos Dados

Garantia, aos titulares, de exatidão, clareza, relevância e atualização dos dados, de acordo com a necessidade e para o cumprimento da finalidade de seu tratamento.

2.6. Transparência

Garantia, aos titulares, de informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre a realização do tratamento e os respectivos agentes de tratamento, observados os segredos comercial e industrial.

2.7. Segurança

Utilização de medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão.

2.8. Prevenção

Adoção de medidas para prevenir a ocorrência de danos em virtude do tratamento de dados pessoais.

2.9. Não discriminação

Impossibilidade de realização do tratamento para fins discriminatórios, ilícitos ou abusivos.

2.10. Responsabilização e prestação de contas

Demonstração, pelo agente de tratamento, da adoção de medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas de proteção de dados pessoais e, inclusive, da eficácia dessas medidas.

 

03. BASES LEGAIS PARA O TRATAMENTO DE DADOS

O tratamento de dados pessoais somente poderá ser realizado nas seguintes hipóteses, previstas na LGPD:

  1. Mediante o fornecimento de consentimento pelo titular para um propósito determinado;
  2. Para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo Controlador;
  3. Pela administração pública, para o tratamento e uso compartilhado de dados necessários à execução de políticas públicas previstas em leis e regulamentos ou respaldadas em contratos, convênios ou instrumentos congêneres;
  4. Para a realização de estudos por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais;
  5. Quando necessário para a execução de um contrato do qual o titular dos dados é parte ou para execução de qualquer ação pré-contratual tomada a pedido do titular dos dados;
  6. Para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral;
  7. Para a proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiro;
  8. Para a tutela da saúde, exclusivamente, em procedimento realizado por profissionais de saúde, serviços de saúde ou autoridade sanitária;
  9. Quando necessário para atender aos interesses legítimos do Controlador ou de terceiro, exceto no caso de prevalecerem direitos e liberdades fundamentais do titular que exijam a proteção dos dados pessoais;
  10. Para proteção do crédito;

Deve-se garantir que uma das justificativas acima esteja presente durante todo o tratamento. Se este não for mais o caso porque, por exemplo, um consentimento foi revogado, o tratamento posterior desses dados será considerado ilegal e, portanto, deve ser evitado.

 

4.    PROTEÇÃO DE DADOS ORGANIZACIONAIS

4.1. Obrigação do funcionário em termos de confidencialidade

Todos os sócios e funcionários da SOCIEDADE devem estar sujeitos à confidencialidade e prestação de contas relacionadas a isto, mediante assinatura de uma declaração de confidencialidade. Você está proibido de coletar, processar ou usar dados pessoais sem autorização. A obrigação de confidencialidade continua mesmo após o término de suas funções.

4.2. Comunicação de incidentes relacionados à proteção de dados

4.2.1. Contexto legal

Todo funcionário é obrigado a informar imediatamente o seu supervisor se violar a LGPD, no decorrer de seu trabalho.

No caso de uma violação de dados pessoais, a SOCIEDADE, conforme o artigo 48 da LGPD, tem a obrigação de informar a Autoridade Nacional de Proteção de Dados em prazo razoável (até 72 (setenta e duas) horas). Além disso, a SOCIEDADE pode ser obrigada, nos termos do artigo 48 da LGPD, a adotar providências, tais como ampla divulgação do fato em meios de comunicação.

4.2.2.  Pré-requisitos para ocorrência de violação na proteção de dados

Uma violação de privacidade ocorre sempre que uma violação da segurança de dados resulta na destruição, perda, alteração, divulgação ou acesso não autorizado a dados pessoais que foram transmitidos, armazenados ou processados. Existe uma divulgação ilegal, por exemplo, se as pessoas envolvidas (= funcionários, clientes, etc.) não tiverem consentido e a divulgação não for permitida por lei (por exemplo, pela LGPD) ou por qualquer outra disposição legal (por exemplo, um contrato da empresa). Basta que haja apenas uma suposição, com certa probabilidade, para que exista uma falha na proteção de dados.

4.2.3.   Código de conduta para uma política de proteção de dados

Para poder reagir de forma adequada a uma falha na proteção de dados, por favor siga as instruções abaixo e reporte nos canais especificados:

4.2.3.1.  Mensagem

Assim que você determinar ou acreditar que ocorreu uma violação de privacidade notifique imediatamente seu gerente. Juntos, vocês enviarão uma notificação do incidente ao encarregado de dados que consta ao final desta Política de Proteção de Dados e também para o seguinte endereço de e-mail:

comitelgpd@maia.com.br

Obs.: Não hesite em relatar situações nas quais você não tem certeza se elas atendem as condições de uma falha proteção de dados. Considerando que a análise pode ser difícil, funcionários e especialistas treinados, como o Encarregado pela proteção de dados, determinarão e decidirão finalmente se realmente existe um caso de falha.

4.2.3.2.  Informações a serem relatadas

No caso de uma violação de privacidade, verifique se todas as informações necessárias foram coletadas. Cada etapa da quebra de proteção de dados deve ser documentada com precisão e remetido imediatamente ao encarregado de dados pelo e-mail dpo@lfmaia.com.br

4.2.3.3.  Notificação de obrigações em caso de incidentes no processamento de pedidos

Se a SOCIEDADE atua como operador, os deveres de fornecer informações decorrem do processamento do pedido. O cliente deve ser informado imediatamente que houve uma violação da proteção de seus dados pessoais pela SOCIEDADE ou pelos funcionários da SOCIEDADE incorreram em uma falha na proteção de dados.

Esta obrigação de relatar é válida para cada violação de proteção de dados se os dados pessoais processados são/foram afetados.

A notificação deve ser feita diretamente no dia que a violação se tornou conhecida. As regras de conduta desta seção deverão ser aplicadas.

4.2.3.4.  Procedimento para uma mensagem

Os seguintes passos deverão ser seguidos:

  1. A pessoa responsável internamente deverá informar imediatamente a gerencia, o Encarregado pela proteção de dados e o responsável do RH/TI sobre a notificação.
  2. O Encarregado pela proteção de dados examinará o assunto juntamente com o responsável do RH/TI e fornecerá à gerência uma avaliação e recomendações.
  3. O responsável pela proteção de dados também irá, juntamente com o responsável do RH/TI e com a participação da pessoa relatora, preencher ou finalizar o registro de falha na Proteção de Dados e disponibiliza-lo à diretoria.
  4. A decisão sobre se e o que fazer no caso concreto será tomada pela diretoria após consulta com o Encarregado pela proteção de dados e do RH/TI.

4.2.3.5.  O que mais deve ser considerado?

Se você tomar conhecimento de alguma violação de privacidade, observe as seguintes regras:

  • Não comunique a falha de proteção de dados para terceiros ou para seus colegas;
  • Não tenha medo de divulgar erros de seus colegas. Lembre-se que uma violação da LGPD pode resultar em multas substanciais e a empresa pode sofrer danos severos em sua reputação! Portanto, é tarefa da gerência decidir como proceder no caso concreto e se e como o incidente será comunicado externamente.
  • A sensibilidade do tópico requer um processo de relatório interno.
  • Registre os eventos da maneira mais concreta possível ao encarregado de dados.

4.3. Verificação pelas autoridades

Será permitido aos funcionários da Administração Pública e do Judiciário, que precisarem acessar os dados, em especial dados pessoais, no exercício de suas funções. Todas as medidas necessárias serão coordenadas e supervisionadas pelo Diretor Executivo ou por seu representante nomeado.

Se isto acontecer, a pessoa responsável internamente deve ser informada imediatamente. A notificação da pessoa responsável, bem como o recebimento desta notificação deverá ser documentada.

4.4. Controle pelas autoridades de supervisão de proteção de dados

Se uma inspeção for realizada por uma autoridade supervisora de proteção de dados, a pessoa responsável internamente e o responsável pela proteção de dados deverão ser informados imediatamente.

De acordo com a LGPD, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados é obrigada a monitorar e supervisionar a execução da LGPD e outros regulamentos de proteção de dados. Nesse caso, a autoridade supervisora de proteção de dados tem o direito de entrar, sob supervisão, durante o horário comercial nas instalações da empresa, a fim de realizar inspeções e, assim, visualizar documentos comerciais, dados pessoais armazenados e os programas de processamento de dados da empresa. Não é necessário um anúncio por parte da autoridade competente sobre a inspeção no local.

A SOCIEDADE deve tolerar essas medidas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados e garantir que as instalações nas quais ocorra o processamento de dados (como escritórios de funcionários, salas de computadores, arquivos) sejam disponibilizadas aos representantes da autoridade supervisora de proteção de dados, bem como haja a disponibilização das senhas necessárias e dos documentos relevantes. Além disso, mediante requerimento, a autoridade de supervisão também deve receber todas as informações necessárias para desempenhar suas funções.

4.5. Treinamento

A SOCIEDADE treina os funcionários em relação às disposições relevantes sobre proteção de dados. O treinamento dos funcionários será documentado, indicando o conteúdo, a data e o treinador.

4.6. Registro de atividades de tratamento de dados

4.6.1.Geral

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais exige que a SOCIEDADE compile e mantenha uma lista de atividades de tratamento. Isso deve ser feito, por um lado pelos controladores e, por outro pelos operadores.

O registro de atividades de tratamento de dados geralmente é fornecido às autoridades de supervisão de proteção de dados durante a inspeção para proporcionar uma visão geral do processamento atual de dados.

Portanto, verifique se elas estão sempre atualizadas.

4.6.2.   Criação ou modificação do Registro de atividades de tratamento de dados

Os departamentos técnicos criam o Registro de atividades de tratamento de dados para todas as atividades de processamento que eles usam no local de trabalho e para as quais os dados pessoais são armazenados, processados e utilizados. No caso de novos procedimentos, a preparação deve ser realizada antes da sua introdução e entregue à pessoa responsável internamente.

O Registro de atividades de tratamento de dados é complementada por referência às análises de proteção de dados relacionadas à admissibilidade do processamento de dados, à necessidade de realizar uma avaliação de impacto e à respectiva declaração do responsável pela proteção de dados.

4.7. Avaliação de impacto na privacidade

Em certos casos, a SOCIEDADE deve realizar um Relatório de Impacto à Privacidade dos Dados, por exemplo, se o processamento puder representar altos riscos para os titulares dos dados. Podem surgir altos riscos quando são realizadas vigilância por vídeo ou desempenho automatizado de funções dos funcionários e quando são realizados testes comportamentais.

A necessidade de realizar ou não uma avaliação de impacto será determinada pela diretoria e pelo Encarregado pela proteção de dados. Em casos específicos, eles também determinam quem será envolvido no processo ou quem irá implementar a avaliação de impacto.

4.8. Cumprimento das medidas técnico-organizacionais/segurança dos dados

Para garantir a segurança dos dados pessoais armazenados na SOCIEDADE, foram implementadas medidas técnicas e organizacionais apropriadas que também garantem a proteção dos dados contra acesso, processamento ou divulgação não autorizados, bem como perda acidental, alteração ou destruição. Em particular, a SOCIEDADE tomou medidas para garantir um nível de proteção adequado ao risco de processamento em termos de confidencialidade, integridade, disponibilidade e resiliência dos sistemas de TI, banco de dados, etc. A proteção da confidencialidade é implementada através do controle de acesso e desconexão. A integridade é implementada através do controle de transferência, controle de entrada e controle de pedidos. A disponibilidade e a resiliência são garantidas por meio de medidas de disponibilidade e monitoramento regular. 

Essas medidas técnicas e organizacionais estão descritas no Sistema de Gerenciamento de Segurança da Informação da SOCIEDADE. Elas são adaptadas continuamente para refletirem desenvolvimentos técnicos e mudanças organizacionais.

 

5. DIREITOS DOS TITULARES

Por lei, o titular dos dados tem vários direitos em relação ao processamento de seus dados pessoais. A SOCIEDADE estabeleceu um ponto de contato central, sendo a única responsável por responder questões relativas a relacionamento externo.

No entanto, entre em contato com o responsável pela proteção de dados ou com o responsável interno se tiver alguma dúvida ou se um titular de dados entrar em contato diretamente com você.

Existem os seguintes direitos das pessoas em questão:

5.1. Direito à informação

O titular dos dados pode exigir, a qualquer momento, informações gratuitas sobre quais dados a SOCIEDADE processa sobre ele, os objetivos do processamento, a duração do armazenamento ou os critérios para determinar a duração do armazenamento e os destinatários dos dados. O titular também deve ser informado de seus direitos à retificação, exclusão, limitação de processamento ou de seus direitos de objeção.

Além disso, existe o direito de receber uma cópia dos dados.

Isso significa que todo titular de dados tem o direito de entrar em contato com o departamento responsável a qualquer momento para realizar perguntas ou reclamações. As informações devem ser fornecidas prontamente e de maneira apropriada e oportuna para as os titulares dos dados. Geralmente ocorre por escrito ou de forma eletrônica.

Em relação aos pedidos de informações deve-se garantir que as informações sejam enviadas apenas às pessoas autorizadas.  Portanto, é sempre necessário identificar de forma clara o solicitante (por exemplo, por endereço de e-mail, número de transação, etc.) antes de divulgar informações pessoais.

5.2. Direito de corrigir, excluir e reestruturar o processamento

Além disso, os titulares dos dados têm direitos de correção em relação aos dados pessoais armazenados pela SOCIEDADE, assim titular de dados tem, por exemplo, o direito de corrigir dados pessoais incorretos ou incompletos armazenados pela SOCIEDADE.

Ademais, a SOCIEDADE deve excluir as informações pessoais armazenadas se o fundamento legal para seu processamento for revogado. Se houver o direito de excluir os dados pessoais, mas a exclusão não for possível ou for imotivada os dados pessoais deverão ser bloqueados para usos inadmissíveis.

O titular dos dados poderá solicitar uma limitação do processamento se considerar que seus dados estão incorretos; em princípio os dados deverão ser excluídos, porém, os dados ainda serão necessários pela SOCIEDADE para processar ações judiciais ou pela pessoa em causa contra o processamento de dados da SOCIEDADE, devido a interesses legítimos que eles negam devido à sua situação específica.

Se a SOCIEDADE divulgou os dados, os destinatários devem ser informados sobre a correção, exclusão ou restrição – a menos que isso seja impossível ou exija um esforço desproporcional.

5.3. Direito à portabilidade de dados

Se o titular dos dados fornecer à SOCIEDADE seus dados com base em seu consentimento ou em razão de uma relação contratual com a SOCIEDADE, a SOCIEDADE é obrigada a fornecer esses dados em um formato padrão mediante solicitação do titular, ou se for possível, a um terceiro por ele designado.

5.4. Direito de objeção

Se a SOCIEDADE processa dados com base em um interesse legal, o titular dos dados pode se opor a esse processamento por razões que decorrem de situação específica. O direito de objeção não existe se a SOCIEDADE reter os dados para, por exemplo, o exercício de reivindicações legais ou se os interesses da SOCIEDADE impedirem o término do processamento.

5.5. Direito de retirada

Se a pessoa em questão tiver dado o seu consentimento em relação ao tratamento de seus dados pessoais, poderá, a princípio, revoga-lo em qualquer momento com efeitos a partir de uma data específica. Por exemplo, o titular dos dados pode se opor ao processamento de seus dados pessoais para fins de publicidade a qualquer momento. Se os dados forem necessários em outros contextos (por exemplo, obrigações de arquivamento), eles poderão ser utilizados apenas para esse fim específico e, caso contrário, deverão ser bloqueados.

5.6. Direito de reclamação

A pessoa em questão tem o direito de entrar em contato com o responsável pela proteção de dados a qualquer momento. Ela também tem o direito de registrar uma reclamação junto à Autoridade de Proteção de Dados responsável, ou seja, na Autoridade Estadual responsável pela proteção de dados da Federação, na qual a pessoa responsável estiver situada.

 

6.    CONTATO COM O ENCARREGADO DE DADOS

A SOCIEDADE nomeou um responsável interno para a proteção de dados:

Nome: Leonardo Góes de Almeida

Celular/WhatsApp: (14) 99882-1607

E-mail: leonardo@lfmaia.com.br

E-mail para reportar questões sobre privacidade: dpo@lfmaia.com.br